Работодатель может использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, а сотрудник – аналогичную или усиленную неквалифицированную электронную подпись, не во всех случаях. Такие подписи нужны, только чтобы заключить, изменить или расторгнуть:

• трудовой договор;
• допсоглашения к нему;
• договор о материальной ответственности;
• ученический договор.

В остальных случаях можно обмениваться электронными документами без использования ЭЦП. Главное подтвердить факт, что сотрудник и работодатель документы получили. Способ, которым будете обмениваться документами, закрепите в локальном акте или трудовом договоре. Например, пропишите, что будете обмениваться скан-копиями документов по электронной почте.

Документы для приема на работу дистанционный работник может предоставить работодателю в электронном виде по электронной почте. Если работодатель хочет получить документы на бумаге, то он вправе потребовать, чтобы сотрудник предоставил копии документов. Копии документов сотрудник должен заверить у нотариуса и прислать по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Если сотрудник не зарегистрирован в системе персонифицированного учета в ПФР, то он должен сделать это самостоятельно и предоставить работодателю документ, который подтвердит регистрацию, в электронном виде.

Трудовой договор о дистанционной работе или дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу можно заключить путем обмена электронными документами. Если сотрудник хочет получить письменный экземпляр трудового договора или допсоглашения, то он направляет заявление с такой просьбой. Работодатель отправляет бумажный экземпляр трудового договора или допсоглашения сотруднику по почте заказным письмом с уведомлением не позже трех календарных дней со дня, когда получил заявление.

До заключения трудового договора ознакомьте сотрудника с локальными актами, в том числе с Правилами трудового распорядка, положением о премировании и т. п. Сделать это можно путем обмена электронными документами.

Если сотрудник хочет, чтобы запись о дистанционной работе внесли в трудовую книжку, он направляет бумажную книжку работодателю по почте заказным письмом с уведомлением. Исключение – когда сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки и перешел на электронную.

Если дистанционному сотруднику необходимо обратиться к работодателю с заявлением, представить объяснения либо передать другую информацию, то он может это сделать в электронной форме, заверив свое обращение электронной подписью.

Также дистанционному сотруднику могут понадобиться копии документов, которые связаны с работой. Тогда направьте такие копии по почте заказным письмом с уведомлением, если в заявлении прямо не указано, что документы сотрудник хочет получить в электронном виде. В любом случае направить копии нужно не позднее трех рабочих дней со дня получения запроса от сотрудника.

Дистанционный сотрудник вправе получать все страховые выплаты на общих основаниях: больничное пособие, пособие по беременности и родам и т. п. Чтобы их получить сотрудник направляет работодателю оригиналы документов: листки нетрудоспособности, справки – по почте заказным письмом с уведомлением.

Такой порядок установлен в статье 312.3 Трудового кодекса.