Подбор административного персонала в офис

Должность –«Офис-менеджер»

Город поиска -Москва

Доход в месяц – 65 000 руб. включая НДФЛ

Стоимость подбора персонала В Москве:

65 000 руб. * 12 месяцев * 6% = 46 800 руб.

Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:
1.1. Реализует документооборот организации: регистрирует, ведет учет, хранение входящей, исходящей корреспонденции, архивирование документов.
1.2. Производит незамедлительную распечатку, подписание работодателем и работником кадровой документации, полученной от руководителя, провайдера по ведению кадрового учета компании, других коллег, внесение данных документов в реестр кадровых документов, распределение данных документов по местам хранения, архивирование. Несет отвественность за наличие всех подписанных оригиналов данных документов.
1.3. Принимает и распределяет поступающие в организацию телефонные звонки.
1.4. Осуществляет получение и рассылку электронной почты. Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.
1.5. Выполняет копировальные, множительные работы по поручению генерального директора и других работников.
1.6. По поручению генерального директора и других работников составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
1.7. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, документы и личные заявления. Передает на подпись генеральному директору.
1.8. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.
1.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
1.10. Производит материальное, техническое обеспечение, оповещение участников о времени, месте проведения мероприятий, повестке дня.
1.11. Обеспечивает организацию канцтоварами, расходными материалами, иными установленными товарно-материальными ценностями, используемыми в деятельности организации. Проводит их прием, учет, передачу, хранение.
1.12. Организовывает обеспечение сотрудников офиса визитками, раздаточными материалами.
1.13. Оформляет пропуска как для сотрудников организации, так и для сторонних посетителей/клиентов/гостей.
1.14. Принимает меры по организации командировок сотрудников. Заказывает билеты на транспорт, арендует жилые, деловые помещения.
1.15. Контролирует состояние оргтехники, коммуникаций.
1.16. Организовывает проведение ремонтных работ и иных видов технического обслуживания оргтехники, вышедшей из строя.
1.17. Организовывает встречи, прием гостей/делегаций, материально-техническое сопровождение всех встреч и мероприятий в офисе.
1.18. Контролирует соблюдение офисными сотрудниками трудовой дисциплины, ведет табель учета рабочего времени
1.19. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.
1.20. Выполняет другие распоряжения непосредственного руководителя, направленные в письменной форме, по корпоративной электронной почте или устно.

Бизнес-ассистент обязан:
1.1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
1.2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы.
1.3. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителю.
1.4. Готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
1.5. Следить за своевременным рассмотрением и представлением конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.
1.6. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
1.7. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
1.8.Планировать рабочий график руководителя.
1.9.Поддерживать деловые контакты: вести переписку и общение с партнерами, контрагентами, клиентами, подрядчиками, штаб-квартирой компании.
1.10. Пол поручению руководителя производить поиск компаний-аутсорсеров (компаний на оказание услуг), передавать им часть дел и вести контроль выполнения ими работ, оказания услуг.
1.11 Осуществлять административную поддержку осуществляемых проектов и их контроль на всех этапах.
1.12. Проводить встречи с представителями заводов производителей и партнерами.
1.13.Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
1.14. Передавать распоряжения конкретным исполнителям, осуществлять контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
1.15. Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводить текущую информацию в банк данных.