Трудовые функции сотрудников, перечень их должностных обязанностей, границы ответственности, квалификационные требования к занимаемой должности – все это прописывается в Должностной инструкции (ДИ).

Многие компании относятся несколько формально к их составлению, не задумываясь, как писать должностную инструкцию правильно, а она может быть отличным рабочим инструментом в руках грамотного руководителя

Все ли компании обязаны разрабатывать Должностные инструкции?

Законов о том, как составить должностную инструкцию, образца такой инструкции нет. Обязаны составлять ДИ только государственные органы (ст. 47 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ). Для остальных компаний разрабатывать ДИ лишь рекомендуется, ведь их наличие позволяет Работодателю:

• требовать от сотрудника выполнение определенной работы;

• определить соответствие соискателя должности, на которую он претендует;

• применить меры по наказанию к сотруднику, который совершил дисциплинарный проступок;

• обосновать в ходе судебного разбирательства правомерность дисциплинарного взыскания и проч.

В какой форме составить Должностную инструкцию?

Кем разрабатываются должностные инструкции?

Не правильно, если должностные инструкции пытается написать один человек, особенно если речь идет о крупной компании. Хорошие ДИ создаются коллективным трудом. Ответственным за их формирование обычно назначают кадровика. Но фактически не только кадровики включены в процесс разработки, так как написать должностную инструкцию помогают сотрудники разных отделов:

• конкретный, подробный перечень обязанностей, сроки предоставления отчетности от работника (если она предусмотрена для его должности), требования к качеству выполнения работы и проч. информацию передают руководители;
• формируют формат документа специалисты службы персонала.
• контролируют, чтобы ДИ соответствовала требованиям законодательства юристы.

Разбираемся из каких разделов состоит должностная инструкция

Приведем образец того, как оформить должностную инструкцию (пункты, которые точно должны быть):

1. Основные положения.

Прорабатывая этот пункт, укажите должность, пропишите требования к образованию и квалификации, подчиненность, процедуру замены сотрудника, если он не явится на работу. Следует также зафиксировать в каком порядке и по каким правилам происходит назначение и освобождение от должности.

2. Содержание деятельности сотрудника.

Укажите весь перечень обязанностей, все задачи, которые вы видите для сотрудника на этой должности. Можно за основу взять профессиональные стандарты, Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (пр. Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст) или использовать квалификационный справочник.

3. Права.

Перечислите перечень прав работника, в соответствии с КЗоТ и тех, которые нужны для исполнения поставленных перед ним задач

4. Ответственность.

Укажите, какую ответственность и за какие проступки несет сотрудник. Это лишь образец ДИ, фундамент, на его основе могут быть разработаны ЛНА, с учетом особенностей и сферы деятельности организации, а также конкретных законов, регламентирующих ее работу.

Утверждаем и знакомим сотрудников с инструкцией

В зависимости от вида ДИ, процесс утверждения и ознакомления может проходить по-разному:

Если ДИ – отдельный документ, то его утверждают приказом в произвольной форме. Всех сотрудников, к кому относится эта инструкция, знакомят по подпись и выдают копию.

Если ДИ – приложение к трудовому договору, она оформляется в 2 одинаковых экземплярах, по одному для каждой стороны.

Как оформить дополнение к должностной инструкции: образец

То, как вы можете вносить изменения в ДИ, зависит:

1. От выбранного варианта оформления: отдельным документом или приложением к трудовому договору;
2. От характера правок, которые Работодатель планирует внести: затрагивают они обязательные условия труда или нет;

Вариант 1: Должностная инструкция – самостоятельный документ, изменения затрагивают основные условия труда, Работник согласен с вносимыми изменениями. 

Изменять основные условия трудового договора можно только по соглашению сторон, подтверждением согласия работника и работодателя является дополнительное соглашение к трудовому договору, поэтому после внесения изменений подпишите с работником дополнительное соглашение к его трудовому договору.

Вариант 2: Должностная инструкция – самостоятельный документ, но изменения не затрагивают основные условия труда. В таком случае согласие сотрудника не нужно, вы можете просто изменить нужные пункты или утвердить новую ДИ, после чего ознакомить под подпись всех, к кому она относится.

Вариант 3: Должностная инструкция – приложение к трудовому договору. Любые изменения будут оформляться через дополнительное соглашение к трудовому договору.

Правки, дополнения и коррекция неизбежны в любой сфере и для любой организации, поэтому рекомендуется утверждать ДИ как отдельные документы, таким образом избегая необходимости получать согласие сотрудников на изменения, не затрагивающие основные условия его труда.

Благодаря этой статье вы можете организовать процесс разработки и утверждения должностных инструкций самостоятельно. Но если у вас много рабочих задач, мало опыта или времени на данную работу, можно заказать разработку должностных инструкций специальной компании. В Релайнс кампани работают все необходимые специалисты, которые могут разработать для вас рабочий инструмент, учитывающий требования к должностям вашей компании в соответствии с трудовым законодательством.