Сегодня все большую популярность набирает аутсорсинг функций. Для большинства компаний, вопрос, создавать свой отдел кадров, бухгалтерии, IT или нет – уже не стоит. Компания сразу приступает к выбору провайдера. Чем же это обусловлено? Тем, что у бизнеса стало больше денег? Наоборот, бизнес стал к своим деньгам и ресурсам бережнее относиться. Передавая на аутсорсинг непрофильные функции, такие как ведение кадрового делопроизводства, компания получает:

• Ведение КДП в соответствии с действующим законодательством, услуги оказывают эксперты в этой области;
• Качество, безошибочность, скорость выполнения текущих задач;
• Снижение риска штрафов от проверяющих органов и их обращение к компании (провайдер несет на себе ответственность за свою работу, следовательно, за свои ошибки платит он сам);
• Высвобождение ресурса: времени, энергии и денег на подбор и замену персонала, оборудование рабочего места, на текущие расходы (от канцтоваров до повышения квалификации, покупки информационных программ, поддержки ПО, доработок ПО и прочее).

Каким компаниям выгодно передавать ведение кадрового учета на аутсорсинг?

• Компаниям, которые отдают все силы на решение стратегических задач, а на организацию и контроль работы обслуживающих отделов, просто нет времени.
• Компаниям, которые имеют большую географию покрытия (офисы в разных городах, используют дистанционный труд и т.д.).
• Компаниям, которые очень быстро растут или динамично меняются. Для быстрых перемен нужны ресурсы, в том числе и ресурсы непрофильных функций.
• Иностранным компаниям, у которых нет времени и ресурсов разбираться в тонкостях российского законодательства.

Какие функции берет на себя подрядчик в рамках аутсорсинга КДП?

Конкретный перечень функций необходимо закрепить в договоре между Заказчиком и Исполнителем.

• Формирование кадровых документов (прием, перевод, увольнение, отпуска, командировки и прочее).
• Внесение операций в учетную базу.
• Контроль наличия оригиналов, регулярный аудит кадровых документов.
• Коммуникации с проверяющими органами, подготовка ответов и сбор документов по запросам.
• Разработка должностных инструкций, локальных нормативных актов.
• Координация сотрудников.
• Доработка учетной базы.

Этапы передачи кадрового учета на аутсорсинг

Рассмотрим, как отдать ведение кадрового делопроизводства на аутсорсинг. После принятия решения о сотрудничестве с компанией-провайдером следуют такие шаги:

1. NDA и закон о защите персональных данных:

• Подписывается договор о неразглашении;
• С работников берется согласие на обработку их персональных данных провайдером.

2. Анализ и аудит:

• Целевых точек перехода на аутсорсинг;
• Положений внутреннего трудового распорядка и других локальных нормативных актов, регламентов Заказчика;
• учетной базы Заказчика.

3. Предложение:

• Настроек ПО, учетной базы;
• Регламента взаимодействия;
• Выстраивания и оптимизации документооборота.

4. Подписание договора.

5. Переход на регулярное обслуживание:

• Формирование команды специалистов;
• Анализ и оптимизация текущих процессов;
• Контроль изменения законодательства;
• Работа над оптимизацией существующих процедур, контроль достижения целевых показателей.

При подписании, будьте внимательны. Договор с аутсорсинговой компанией должен содержать:

• Предмет договора – перечень и описание услуг по договору;
• Сроки и объем оказываемых услуг;
• Права и обязанности сторон договора;
• Ответственность сторон.

Заинтересовались подобным предложением? Свяжитесь с нами, предоставим самые удобные условия ведения кадрового делопроизводства на аутсорсинге.