Кадровое делопроизводство – это документальное оформление всех этапов трудовых отношений между Работником и Работодателем.
Необходимость ведения кадрового делопроизводства обусловлена требованиями действующего трудовое законодательства. Грамотное ведение КДП гарантирует соблюдение баланса интересов, распределение ответственности, прав и обязанностей сторон трудовых отношений.
Когда нужно начинать вести кадровое делопроизводство?
Любой работодатель рано или поздно приходит к выводу, что вести кадровое делопроизводство необходимо было с самого начала. Если начать его ведение сразу и правильно, в будущем работодателю не придется тратить деньги и время восстанавливая кадровое делопроизводство с нуля. В 2020 году уже не важно, большая у вас компания или всего в пару человек – многие процессы автоматизированы, созданы гайды по каждому из них, на крайний случай всегда можно вывести КДП на аутсорсинг. Ниже приведем несколько советов о том, как наладить кадровое делопроизводство в 2020 году самостоятельно.
Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции в 2020 году
При работе с документами и персоналом придерживайтесь нескольких «золотых» правил:
- Прежде чем принимать Работника, получите письменное согласие на обработку его персональных данных.
- Подписывайте все документы с Работником ДО начала его трудовой деятельности, вступления любых изменений в работе с ним в силу, начала его отпусков и проч.
- Всегда ведите график отпусков! Не забывайте про уведомления за 2 недели – тех, кто этого не делает, очень «любит» ГИТ.
- Hикакие выплаты работнику не проходят без документального сопровождения. На каждую цифру в его расчетном листочке у отдела кадров должен быть подписанный документ, который пригодится при проверках ГИТ, налоговой, ФСС, спорах с самим Работником.
- 5.Изучите новости в кадровом делопроизводстве в 2020 году, и не забывайте обновлять знания каждый год!
И несколько советов о том, как организовать рабочий процесс, чтобы в КДП был порядок:
1.Прежде чем приступить к работе, изучите, чем необходимо руководствоваться при ведении кадрового делопроизводства. Основным законодательным актом, которым необходимо руководствоваться при постановке и ведении кадрового делопроизводства является Трудовой кодекс Российской Федерации. Также большая часть норм трудового права содержится в многочисленных федеральных законах, указах Президента, постановлениях Правительства РФ, письмах Роструда и прочих нормативных правовых актах. Например, при оформлении трудовых отношений с генеральным директором, Работодателю необходимо руководствоваться не только действующим трудовым законодательством, но и Уставом компании, которым определяются его полномочия и срок трудового договора.
2.Определитесь, каким ПО будете пользоваться (1С, SAP, БОСС-кадровик и другие). Современное программное обеспечение, очень облегчает трудовые будни отдела кадров, увеличивает эффективность работы кадровика, снижает риск ошибки ручного формирования документов.
3.Начните формировать локальные нормативные акты. Условно-обязательный минимум по ЛНА: Положение о работе с персональными данными (п.8 ст.86 ТК РФ) и инструкции по охране труда (ст.212 ТК РФ). Это необходимо иметь любой компании независимо от размера и форм собственности. А дальше – по желанию, но все же мы советуем добавить то, что спрашивают всегда при проверках организации: Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР - ч. 4 ст.189 ТК РФ), Положение об оплате труда и премировании работников (ПоОТ - ч. 4 ст.189 ТК РФ). Остальные локальные нормативные акты есть смысл добавлять по мере необходимости. Скачайте себе «шпаргалку» с обязательными, желательными и ситуативными документами для кадрового учета: (можно вставить кнопку скачать как на странице КДП с о?)
4.Сформируйте штатное расписание (ст. 15, 57 ТК, раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, пп. 4, п. 13 приказа Роструда от 13.06.2019 № 160). Оно будет для вас структурой (основой) для приема Работников. При проверках ГИТ требует этот документ одним из первых. Унифицированная форма штатного расписания – форма Т-3, но вы можете разработать и утвердить свою. Как правило, штатное расписание утверждают приказом, впоследствии новыми приказами в него только вносят изменения. Штатное расписание — это еще и элемент контроля. Трудовое законодательство не допускает дискриминации: одинаковый труд должен быть одинаково оплачен. Вы не можете ввести в штатное расписание 2 должности бухгалтера с разными окладами — это явная дискриминация, при выявлении за нее обязательно будет штраф.
5.Разработайте проекты Трудовых договоров:
5.1.Начните с Генерального директора.
Его Трудовой договор существенно отличается от договоров других работников: он быть срочным (срок устанавливается уставом), раздел прав и обязанностей исходит из целей общества, Работодатель в нем указан в лице тех, кто принимал решение о его назначении (единственный участник общества и проч.), особое внимание уделите процедуре расторжения трудового договора.
5.2.Продолжите прием остальных Работников.
Помните, если работа на определенной должности связана с наличием ограничений, получением компенсаций или льгот, то наименование данной должности должно полностью соответствовать профстандарту или квалификационному справочнику (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
При разработке формы трудового договора возьмите за основу форму трудового договора, утвержденную для микропредприятий (Постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858). Все оттуда, конечно, брать не стоит, только то, что для вас актуально и является обязательными условиями трудового договора (ст. 57 ТК РФ) (см. табл. ниже).
Сведения или условия трудового договора | Содержание трудового договора |
Общие сведения | Фамилия, имя, отчество сотрудника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица), заключивших трудовой договор |
Сведения о документах, удостоверяющих личность сотрудника и работодателя – физического лица | |
ИНН работодателя (кроме работодателей – физических лиц, которые не являются предпринимателями) | |
Сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, по которому он наделен такими полномочиями (устав, доверенность, приказ) | |
Место и дата заключения трудового договора | |
Обязательные условия | Место работы. Если сотрудник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении, расположенном в другой местности, то указывается это структурное подразделение и его местонахождение (адрес) |
Трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой сотруднику работы) | |
Дата начала работы. Если заключается срочный трудовой договор, то указывается срок его действия и причины, послужившие основанием для его заключения | |
Условия оплаты труда (размер тарифной ставки или оклада сотрудника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты) | |
Режим рабочего времени и времени отдыха, если для сотрудника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя | |
Компенсация за тяжелую, вредную, опасную работу, если сотрудник принимается на работу в таких условиях, с указанием характеристики условий труда на рабочем месте | |
Условия, определяющие характер работы (подвижной, разъездной, в пути) | |
Условия труда на рабочем месте | |
Условие об обязательном пенсионном (социальном, медицинском) страховании | |
Другие условия в случаях, которые предусмотрены трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами |
6. Заведите журнал учета трудовых книжек и вкладышей к ним (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Предварительно назначьте приказом ответственного за ведение этого журнала и внесение записей в трудовые книжки работников. Возможно, вам она в будущем и не очень пригодится, но сейчас завести ее придется.
7. Ознакомьтесь с правилами и порядком оформления обязательных кадровых документов и документов, необходимых при определенных случаях.
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО КАДРАМ
№ | Документы | Обоснование |
| 1 | Трудовые договоры с сотрудниками | По закону трудовые отношения между работодателем и сотрудником строятся на основании трудового договора |
| 2 | Трудовые книжки сотрудников | Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, если такая работа является для сотрудника основной |
| 3 | Личные карточки сотрудников | Работодатели обязаны вести личные карточки на всех своих сотрудников |
| 4 | Документы, которыми оформляют прием на работу руководителя организации | Руководитель коммерческой организации имеет двойственный статус – он является и сотрудником, и единоличным органом управления организации. Поэтому для его найма необходимо соблюдение определенных процедур |
| 5 | Табель учета рабочего времени | Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником |
| 6 | Штатное расписание | Штатное расписание применяют для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации, его требуют при проверках трудовой инспекции
|
| 7 | Документы, которыми оформляют предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков | Для предоставления ежегодных отпусков в организации оформляют:
|
| 8 | Правила трудового распорядка | Правила трудового распорядка являются обязательным для работодателя документом, поскольку Трудовой кодекс требует фиксировать отдельные вопросы трудовых отношений именно в этом документе. Если организация или ИП, которые относятся к микропредприятиям, заключат с сотрудниками трудовые договоры по типовой форме, то они могут отказаться от оформления Правил трудового распорядка |
| 9 | Положение о работе с персональными данными сотрудников | Порядок получения, обработки, передачи и хранения персональных данных сотрудников должен быть установлен в отдельном локальном акте организации |
| 10 | Расчетный листок и локальный акт, утвердивший такую форму | Работодатель обязан в письменной форме известить каждого сотрудника о сумме, причитающейся ему за соответствующий период. Для этого сотрудникам выдают расчетные листки |
| 11 | Документы воинского учета | Все организации обязаны вести воинский учет своих сотрудников |
| 12 | Документы, которыми оформляют проведение специальной оценки условий труда | Для обеспечения сотрудникам безопасных условий труда, работодатель должен проводить мероприятия по улучшению условий и охраны их труда. К таким мероприятиям относится и специальная оценка условий труда |
| 13 | Документы, которыми оформляют обучение сотрудников охране труда, а также проверку их знаний в этой области | Работодатель обязан организовывать и своевременно проводить обучение сотрудников безопасным методам работы и проверку их знаний в области охраны труда |
| 14 | Номенклатура дел | Номенклатура дел – один из основных документов, который должен быть разработан в организации. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться |
| 15 | Документы, которыми оформляют уничтожение устаревших документов организации | Архивные документы организации с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению |
№ | Документы | Обоснование |
1 | Документы, которыми оформляют изменение условий трудовых договоров | По общему правилу изменение условий трудового договора производят только по письменному соглашению сторон, заключая дополнительное соглашение к трудовому договору. В то же время законом предусмотрены отдельные случаи изменения трудовых договоров, требующие выполнения ряда процедур и оформления ряда документов, например, при изменении организационных или технологических условий труда, при поручении сотруднику дополнительной работы и т. д. |
2 | Документы, которыми оформляют увольнение сотрудников | В зависимости от того, на каком основании прекращают трудовой договор, работодателю нужно оформить соответствующий пакет документов |
3 | Документы, которыми оформляют привлечение сотрудника к дисциплинарной ответственности | Наложение дисциплинарного взыскания должно быть задокументировано в установленном законом порядке |
4 | Договоры о полной материальной ответственности | Договоры о полной материальной ответственности можно заключать лишь с определенными категориями сотрудников |
5 | Ученические договоры | При необходимости организация может заключать ученические договоры, как со штатными сотрудниками, так и с соискателями |
6 | Документы, которыми оформляют учебные отпуска | Закон предоставляет право на учебный отпуск сотрудникам, совмещающим работу с обучением. В зависимости от вида получаемого образования, учебный отпуск может быть оплачиваемым или неоплачиваемым |
7 | Положение об аттестации сотрудников | Данный локальный акт принимают, если нужно провести аттестацию сотрудников в целях определения их деловых качеств, оценки результатов их труда и проверки их соответствия занимаемым должностям |
8 | Документы, которыми оформляют присвоение сотрудникам квалификационных разрядов | Квалификационный разряд является величиной, отражающей уровень профессиональной подготовки сотрудника. При необходимости работодатель может присвоить, а также повысить или понизить разряд сотрудника |
9 | Положение о профессиональной подготовке, переподготовке кадров | Если возникла необходимость в профессиональном обучении или переобучении сотрудников, то работодатель может установить в отдельном локальном акте формы профподготовки и переподготовки сотрудников, а также перечень необходимых профессий и специальностей |
10 | Документы, которыми оформляют деление и продление ежегодного отпуска | Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части, одна из которых не должна быть меньше 14 дней. Работодатель обязан продлить ежегодный отпуск в случаях, предусмотренных законом или локальными актами организации |
11 | Документы, которыми оформляют отзыв сотрудника из ежегодного отпуска | Работодатель может с согласия сотрудника отозвать его из ежегодного оплачиваемого отпуска |
12 | Документы, которыми оформляют замену ежегодного отпуска компенсацией | По общему правилу заменить денежной компенсацией можно только ту часть ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Такое превышение возможно, если сотруднику положен удлиненный или дополнительный отпуск |
13 | Документы, которыми оформляют предоставление неоплачиваемого отпуска | Законом предусмотрены случаи, когда работодатель обязан или может предоставить сотруднику отпуск без сохранения зарплаты |
14 | Документы, которыми оформляют предоставление дополнительных дней отдыха для ухода за ребенком-инвалидом | Сотруднику, имеющему ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, положено четыре дополнительных выходных дня в течение календарного месяца |
15 | Документы, которыми оформляют декретный отпуск и выплату декретного пособия | По заявлению женщины ей предоставляют отпуск по беременности и родам с выплатой пособия по государственному социальному страхованию |
16 | Документы, которыми оформляют выплату пособия при рождении ребенка | При рождении ребенка одному из его родителей или заменяющему лицу, например усыновителю, выплачивают пособие |
17 | Документы, которыми оформляют отпуск по уходу за ребенком и выплату соответствующих пособий | Право на отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет имеют мать, отец, бабушка, дед, а также другой родственник или опекун ребенка. В период этого отпуска сотруднику выплачивают:
|
18 | Документы, которыми оформляют работу сотрудника во время отпуска по уходу за ребенком | Во время отпуска по уходу за ребенком сотрудник может работать на условиях неполного рабочего времени или на дому |
19 | Документы, которыми оформляют прекращение отпуска по уходу за ребенком | Сотрудник может выйти из отпуска по уходу за ребенком:
|
20 | Положение о коммерческой тайне | Данный локальный акт необходим, если:
Если такого сотрудника не ознакомить с порядком работы с конфиденциальной информацией, то работодателю будет сложно доказать, что сотрудник разгласил охраняемую законом тайну, а также уволить его на соответствующем основании |
21 | Положение об оплате труда; Положение о премировании | Если в Правилах трудового распорядка организации не прописана система оплаты труда, в том числе система премирования, то соответствующие условия могут быть отражены в иных локальных актах организации, например, в Положении об оплате труда, Положении о премировании. Если организация или ИП, которые относятся к микропредприятиям, заключат с сотрудниками трудовые договоры по типовой форме, то они могут отказаться от оформления Положения об оплате труда, а также Положения о премировании |
22 | Локальный акт о порядке выплаты надбавки за вахтовый метод работы | Сотрудникам-вахтовикам нужно выплачивать надбавку за вахтовый метод работы. Коммерческие организации могут установить размер и порядок выплаты надбавки в своих внутренних документах |
23 | Локальный акт о порядке компенсации расходов на переезд в «северные» районы | Сотрудникам, у которых необходимость в переезде связана с работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, полагается компенсация расходов на переезд по основному месту работы |
24 | Локальный акт о компенсации расходов «северян» на проезд к месту использования отпуска и обратно | Организации, расположенные в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, должны оплатить сотрудникам проезд и провоз багажа к месту использования ежегодного оплачиваемого отпуска и обратно |
25 | Документы, которыми оформляют удержания из зарплаты | Удержания из зарплаты сотрудника можно производить:
|
26 | Положение о ненормированном рабочем дне | При необходимости привлечения сотрудников к работе в ненормированном режиме, работодатель должен утвердить перечень должностей с ненормированным рабочим днем. Такой перечень может быть закреплен в отдельном локальном акте |
27 | Положение о разделении рабочего дня на части | На тех работах, где это необходимо вследствие особого характера труда, а также при производстве работ, интенсивность которых в течение рабочего дня неодинакова, работодатель может разделить рабочий день на части так, чтобы общая продолжительность рабочего времени не превышала установленной продолжительности ежедневной работы |
28 | Документы, которыми оформляют сменный режим работы | Сменная работа, то есть работа в две, три или четыре смены, вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг |
29 | Документы, которыми оформляют установление режима неполного рабочего времени | Режим неполного рабочего времени может быть установлен сотруднику как по соглашению сторон, так и по инициативе работодателя. А отдельным категориям сотрудников организация обязана установить неполное рабочее время |
30 | Документы, которыми оформляют установление гибкого режима рабочего времени | При работе в режиме гибкого рабочего времени стороны по взаимному соглашению определяют начало, окончание или общую продолжительность рабочего дня или смены |
31 | Документы, которыми оформляют вахтовый метод работы | В организации вводят вахтовый метод работы при наличии определенных условий, например, при сильной удаленности места работы от места постоянного проживания сотрудника или местонахождения работодателя |
32 | Документы, которыми оформляют привлечение к сверхурочной работе | Организация может при необходимости привлечь сотрудника к сверхурочной работе, то есть работе за пределами установленной сотруднику продолжительности рабочего времени |
33 | Документы, которыми оформляют привлечение к работе в выходной или праздничный день | В установленных законом случаях организация может привлечь сотрудника к работе в выходной или праздничный день |
34 | Документы, которыми оформляют привлечение к работе в ночное время | С учетом установленных законом ограничений организация может привлекать сотрудников к работе в ночное время |
35 | Документы, которыми оформляют создание в организации службы охраны труда | Служба охраны труда должна быть создана в организации, занимающейся производственной деятельностью и имеющей более 50 сотрудников. Если численность персонала не превышает указанного предела, то руководитель организации принимает решение о создании службы по своему усмотрению |
36 | Документы, которыми оформляют обучение и аттестацию сотрудников опасных производственных объектов | Организация, использующая опасный производственный объект, должна осуществлять ряд мероприятий, направленных на обеспечение безопасности использования таких объектов |
37 | Документы, которыми оформляют обязательные медицинские осмотры сотрудников | Отдельные категории сотрудников, которые выполняют определенные виды работ, должны проходить обязательные медосмотры за счет работодателя |
38 | Документы, которыми оформляют расследование несчастного случая на производстве | Если произошел несчастный случай на производстве, то работодатель обязан принять все меры для его надлежащего и своевременного расследования |
39 | Документы, которыми оформляют расследование обстоятельств и причин возникновения профзаболеваний | Если у лиц, привлеченных к трудовой деятельности, возникли профзаболевания, то организация обязана обеспечить расследование обстоятельств и причин их возникновения |
40 | Документы, которыми оформляют обеспечение охраны труда инвалидов | Закон гарантирует особую охрану труда инвалидов. Такие трудовые льготы необходимы для безопасной организации рабочего процесса людей с ограниченными возможностями и их реабилитации |
41 | Документы, которыми оформляют учет мнения профсоюза | Если в организации есть профсоюз, то при решении некоторых вопросов необходимо учитывать его мнение, например, при сокращении персонала |
42 | Документы, которыми оформляют восстановление сотрудника на работе | При незаконном увольнении или переводе сотрудника он может быть восстановлен на работе по решению суда или во внесудебном порядке, например, по предписанию трудовой инспекции |
РЕКОМЕНДОВАННЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО КАДРАМ | ||
1 | Личные дела сотрудников | Обязательность ведения личных дел сотрудников установлена только для учреждений государственной гражданской службы. Другие организации могут самостоятельно решать вопрос о необходимости ведения личных дел сотрудников |
2 | Коллективный договор | Коллективный договор не является обязательным документом. Организация и ее сотрудники могут заключить коллективный договор на добровольной основе |
3 | Закон обязывает оформлять должностные инструкции лишь для гражданских служащих. Поэтому другие организации оформляют их по мере необходимости | |
4 | Положение о поощрении (стимулировании) сотрудников | Организация может в своем локальном акте установить другие виды поощрений, помимо предусмотренных законом. Кроме того, организация может прописать в локальном акте процедуру оформления поощрений |
5 | Положение о командировках | Организация может прописать в Положении о командировках общие правила направления сотрудников в служебные поездки и документального оформления командировок, а также порядок и размеры возмещения командировочных расходов |
6 | Положение о производственном совете | Производственный совет – особый совещательный орган, в состав которого на добровольной основе входят сотрудники организации, имеющие значительные достижения в трудовой деятельности. Создание производственного совета является правом, а не обязанностью работодателя |
7 | Документы для установления улучшенных норм выдачи СИЗ | Работодатель может по своему усмотрению установить улучшенные нормы выдачи средств индивидуальной защиты своим сотрудникам |
8 | Инструкция по кадровому делопроизводству | Законодательство не обязывает работодателя составлять Инструкцию по кадровому делопроизводству. Но на практике многие организации и ведомства используют этот документ в своей деятельности, например Ростехнадзор, ФАС России, ОАО «РЖД» и т. д. |
9 | Документы, которыми оформляют передачу документов в архив | Коммерческие организации могут разработать собственный порядок передачи документов на архивное хранение |
Новое в кадровом делопроизводстве в 2020 году
В связи с изменениями трудового законодательства с 1 января 2020 года, появились новые нюансы в делопроизводстве. Теперь работодатель предоставляет в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности Работников в электронном виде.
Согласно данным изменениям, Работник можете отказаться от ведения бумажной трудовой книжки и получить ее на руки. В этом случае по его заявлению в процессе работы, а также при увольнении, работодатель предоставляет сведения о трудовой деятельности Работника в печатном или электронном виде по желанию.
Работники, которые не любят перемены, могут продолжить использовать бумажную трудовую книжку. Право на ее ведение сохранится в течение всей его трудовой деятельности, в том числе и при последующем трудоустройстве.
Независимо от выбранного варианта работодатель предоставляет в Пенсионный фонд информацию для формирования сведений о трудовой деятельности согласно требованиям Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ
Не позднее 31 декабря 2020 года заявление либо о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде должно быть получено от Работника.
Ну вот и все, теперь вы готовы к ведению кадрового делопроизводства. Сохраняйте себе этот небольшой самоучитель по кадровому делопроизводству 2020 года и следите за обновлениями информации о новых законопроектах.
Помните, кадровый учет – это интересный и увлекательный процесс фиксации на бумаге ваших отношений с Работниками. Он требует времени, сил и знаний трудового, миграционного и налогового законодательства. Тех, кто пренебрегает кадровым учетом, рано или поздно ждет неминуемая расплата в виде штрафов от инспекции труда или проигранного судебного спора с сотрудниками. Но это функция, не добывающая деньги для компании, и ее поддержание на хорошем уровне не сделает бизнес больше, увы☹. Но при этом, денег, нервов, времени сэкономит, бесспорно, много. Поэтому обязательно задумайтесь о качественном и своевременном ведении кадрового делопроизводства. Нет ресурса и желания создавать свой отдел кадров, отдайте в аутсорсинг. Компания, у которой данная сфера – основной вид деятельности, сделает это быстро, качественно, подобрав для вас наиболее подходящий по стоимости вариант.
Обращаем Ваше внимание на то, что вся представленная на сайте информация носит исключительно информационный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой определяемой положениями Статьи 437(2) Гражданского кодекса Российской Федерации.